POLÍTICA DE GESTIÓ DOCUMENTAL
L'Autoritat Portuària de Balears, organisme públic amb personalitat jurídica i patrimoni propi, que gestiona els cinc ports d'interès general de les Illes Balears, reconeix la gestió dels documents, que rep i genera, en l'exercici de les seves funcions, com un pilar fonamental per a l'exercici de la transparència, la qualitat dels seus serveis i el desenvolupament sostenible.
En compliment de la legislació vigent per a tot el sector públic i basant-se en la seva plena capacitat d'obrar, l'Autoritat Portuària de Balears defineix una política de gestió de documents la finalitat del qual és la transformació digital completa de l'organització eliminant l'ús del paper com a suport dels seus documents.
Aquesta política és aplicable a tots els documents creats i rebuts per l'Autoritat Portuària en l'exercici de les seves funcions, que són evidència i testimoni de les activitats que desenvolupen tota l'organització. Afecta a tot el personal de l'Autoritat Portuària, incloent al personal de serveis subcontractats que produeixin, gestionen o reben documents. La gestió de documents en l'Autoritat Portuària de Balears es basa en els següents principis:
- Els documents que es creen i reben són part integral dels processos de l'Autoritat Portuària, qui té l'obligació de gestionar-los d'acord amb la legalitat vigent Durant tot el temps que sigui necessari.
- Els documents recullen de forma completa i exacta les activitats dutes a terme i les decisions preses, incloent informació suficient per a la seva comprensió i contextualització.
- La gestió realitzada sobre els documents ha de mantenir en el temps la seva integritat, autenticitat i fiabilitat, a la vegada que la seva usabilitat.
- Tots els documents s'incorporen en els sistemes informàtics corporatius en la forma establerta, sent el compromís de l'Autoritat Portuària mantenir al sistema i dotar-los dels recursos suficients per al seu correcte funcionament.
La Presidència i la Direcció de l'Autoritat Portuària com a òrgan de Govern i Gestió respectivament garanteixen el compliment de la present "Política de Gestió Documental" en relació amb els processos de gestió i serveis prestats en el marc de l'excel·lència, la millora contínua i la satisfacció dels clients i usuaris.
Aquesta Política serveix de marc de referència per establir els objectius estratègics relacionats amb la gestió de documents i és comunicada a tot el personal per al seu coneixement i compliment.
El President, D. Juan Gual de Torrella Guasp
La Direcció, D. Juan Carlos Plaza Plaza
Palma, a 22 d'octubre de 2018
