DOKUMENTENMANAGEMENT-RICHTLINIE
Die Hafenbehörde der Balearen, eine öffentliche Einrichtung mit Rechtspersönlichkeit und eigenem Kapital, die die fünf Häfen von allgemeinem Interesse der Balearen verwaltet, erachtet die Verwaltung der Dokumente, die sie bei der Ausübung ihrer Funktionen erhält und erzeugt, als grundlegend für die Ausübung der Transparenz, die Qualität ihrer Dienstleistungen und die nachhaltige Entwicklung.
In Erfüllung der für den gesamten öffentlichen Sektor geltenden Rechtsvorschriften und auf der Grundlage ihrer uneingeschränkten Geschäftsfähigkeit definiert die Hafenbehörde der Balearen eine Dokumentenmanagement-Richtlinie, die auf die vollständige digitale Transformation des Unternehmens und die Abschaffung von Papier als Träger für seine Dokumente abzielt.
Diese Richtlinie gilt für alle Dokumente, die von der Hafenbehörde in Ausübung ihrer Funktionen erstellt und entgegengenommen werden und die als Nachweis und Zeugnis für die von der gesamten Organisation ausgeführten Tätigkeiten dienen. Sie betrifft das gesamte Personal der Hafenbehörde, einschließlich des Personals von Unterauftragnehmern, die Dokumente erstellen, verwalten oder entgegennehmen.
Das Dokumentenmanagement der Hafenbehörde der Balearen basiert auf den folgenden Grundsätzen:
- Die erstellten und erhaltenen Dokumente sind grundlegender Bestandteil der Prozesse der Hafenbehörde, die verpflichtet ist, sie so lange wie nötig gemäß der geltenden Gesetzgebung zu verwalten.
- Die Dokumente liefern einen vollständigen, genauen Überblick über die ausgeführten Tätigkeiten und die getroffenen Entscheidungen und umfassen ausreichende Informationen zum Verständnis und zur Kontextualisierung.
- Das zugehörige Dokumentenmanagement muss die Integrität, Authentizität und Verlässlichkeit der Dokumente ebenso über die Zeit wahren wie ihre Benutzerfreundlichkeit.
- Alle Dokumente werden in der festgelegten Form in die betriebseigenen Computersysteme integriert, wobei sich die Hafenbehörde dazu verpflichtet, diese Systeme zu warten und mit ausreichenden Ressourcen für ihren ordnungsgemäßen Betrieb zu versehen.
Der Vorsitz und die Leitung der Hafenbehörde als Regierungs- und Verwaltungsorgan gewährleisten jeweils die Einhaltung dieser "Documentary Management Policy" in Bezug auf Managementprozesse und Dienstleistungen, die im Rahmen von Exzellenz, kontinuierlicher Verbesserung sowie Kunden- und Nutzerzufriedenheit erbracht werden.
Diese Richtlinie dient als Bezugsrahmen für die Festlegung strategischer Ziele im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement und wird allen Mitarbeitern aufgrund ihres Wissens und ihrer Einhaltung mitgeteilt.
Der Präsident, Herr Juan Gual de Torrella Guasp
die Leitung, Juan Carlos Plaza Plaza Plaza
Palma, 22. Oktober 2018
