POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Autoridad Portuaria de Baleares, organismo público con personalidad jurídica y patrimonio propio, que gestiona los cinco puertos de interés general de las Islas Baleares, reconoce la gestión de los documentos, que recibe y genera, en el ejercicio de sus funciones, como un pilar fundamental para el ejercicio de la transparencia, la calidad de sus servicios y el desarrollo sostenible.
En cumplimiento de la legislación vigente para todo el sector público y basándose en su plena capacidad de obrar, la Autoridad Portuaria de Baleares define una política de gestión de documentos cuya finalidad es la trasformación digital completa de la organización eliminando el uso del papel como soporte de sus documentos.
Esta política es aplicable a todos los documentos creados y recibidos por la Autoridad Portuaria en el ejercicio de sus funciones, que son evidencia y testimonio de las actividades que desarrollan toda la organización. Afecta a todo el personal de la Autoridad Portuaria, incluyendo al personal de servicios subcontratados que produzcan, gestionen o reciban documentos.
La gestión de documentos en la Autoridad Portuaria de Baleares se basa en los siguientes principios:
- Los documentos que se crean y reciben son parte integral de los procesos de la Autoridad Portuaria, quien tiene la obligación de gestionarlos de acuerdo a la legalidad vigente durante todo el tiempo que sea necesario.
- Los documentos recogen de forma completa y exacta las actividades llevadas a cabo y las decisiones tomadas, incluyendo información suficiente para su comprensión y contextualización.
- La gestión realizada sobre los documentos tiene que mantener en el tiempo su integridad, autenticidad y fiabilidad, al mismo tiempo que su usabilidad.
- Todos los documentos se incorporan en los sistemas informáticos corporativos en la forma establecida, siendo el compromiso de la Autoridad Portuaria mantener estos sistemas y dotarlos de los recursos suficientes para su correcto funcionamiento.
La Presidencia y la Dirección de la Autoridad Portuaria como órgano de Gobierno y Gestión respectivamente garantizan el cumplimiento de la presente “Política de Gestión Documental” en relación con los procesos de gestión y servicios prestados en el marco de la excelencia, la mejora continua y la satisfacción de los clientes y usuarios.
Esta Política sirve de marco de referencia para establecer los objetivos estratégicos relacionados con la gestión de documentos y es comunicada a todo el personal para su conocimiento y cumplimiento.
El Presidente, D. Juan Gual de Torrella Guasp
La Dirección, D. Juan Carlos Plaza Plaza
Palma, 22 de octubre de 2018
